Sicoob reduz R$3 milhões em custos operacionais com apoio da INSI

Com presença nacional, <a href="https://www.sicoob.com.br/" target="_blank" rel="noopener">o Sicoob, maior sistema financeiro cooperativo do país</a>, é formado por 14 cooperativas centrais e 300 singulares e conta com mais de 7 milhões de cooperados. Para garantir uma performance corporativa eficaz, a instituição investe nos últimos anos no crescimento e amadurecimento do escritório de processos. A INSI é uma das principais parceiras nesta iniciativa desde 2021 e leva transformação digital aos processos para que atendam aos objetivos estratégicos do negócio.

A atuação do escritório de processos se dá por meio de três pilares: automação, redesign e indicadores. A parceria com a INSI teve início quando o time de gerenciamento de processos precisava dar uma resposta rápida a uma demanda de capacidade e maturidade do escritório que já estava em andamento desde 2019. Por isso, o foco inicial da parceria para a transformação digital da área foi a robotização.

“A INSI chega em um momento importante que é de fortalecimento do escritório de processos. Tínhamos um time pequeno, muitos desafios a conquistar e a necessidade de incorporar com profissionais qualificados, que tivessem experiência no mercado e que pudessem guiar conosco esse conjunto de iniciativas de transformação de processos e automação de processos”, afirma George Laporta, Gerente Nacional de Performance Corporativa do Sicoob.

“<a href="https://meta.com.br/solucoes/automacao-e-otimizacao-de-processos/" target="_blank" rel="noopener">A expertise da INSI em robotização foi essencial.</a> Somado a isso, a experiência nesse trabalho com grandes empresas de diferentes setores, uma metodologia e forma de relacionar com o cliente própria e muito próxima, flexível, que passa inclusive pela capacitação dos times internos do cliente. No início do contrato contamos com <em>coaching</em> promovido pela meta para nossos profissionais que nos ajudou muito na implementação das melhores práticas do mercado e no processo de amadurecimento do escritório como um todo. Esses foram os diferenciais que nos fizeram optar pela parceria”, destaca Marco Aurélio Mafra, Líder de Gestão de Processo do Sicoob.

Desde o início da parceria, o escritório deu um salto em processos robotizados, de quatro, na época, para 30 processos que contam com RPA atualmente. “Hoje percebemos que a jornada de transformação está assertiva com relação aos tempos e movimentos. Temos padrões estruturados, métodos claros de como chegar aos resultados. E, graças à parceria com a INSI, estamos hoje colhendo os frutos. Conseguimos escalar para mais de 40 iniciativas”, conta Laporta.

A capacidade de tocar iniciativas tanto de automação quanto de redesign também aumentou. “Antes da chegada da INSI, nós tínhamos a capacidade de atuar em dois processos, em média, simultaneamente por iniciativa, considerando que uma iniciativa pode levar meses, de acordo com a complexidade. Com a entrada dos recursos da INSI temos capacidade de tocar oito iniciativas em paralelo.

Para além da automação dos processos, o escritório sustenta a visão de que, mais do que robotizar, é necessário transformar os processos. Segundo Laporta, “Nosso principal foco está na transformação dos processos e a automação é o meio. Então, após dar vazão à pauta inicial de automação, ao longo da parceria, passamos a dar ênfase para o redesign e a aprofundar nossa atuação para responder: Como os processos podem agregar mais valor a toda nossa cadeia de negócios? A partir daí, incorporamos os aspectos de redesign para que eles casem com a automação.

Para isso, a parceria, que iniciou com 2 profissionais dedicados, aumentou gradualmente e hoje conta com cinco profissionais de diferentes especialidades que atuam exclusivamente no projeto de escritório de processos. Para Mariana Couto, Líder BPM e GMO da INSI, parte do sucesso da parceria se deve à INSI ter muita experiência em diferentes segmentos de negócios que atuam com diversos processos e isso permite uma robustez de metodologia de processos, trabalhando com o ciclo completo de análise de processos de negócios e diversidade de experiência em projetos de diferentes segmentos. “Trabalhamos com grandes indústrias tanto de varejo quanto de serviços e isso nos ajuda a ter uma visão ampla de melhores práticas. O que faz mais sentido em termos de processos, podemos encontrar na expertise que tivemos em outro segmento”, explica Mariana.

<h2>Prêmio Banking Transformation 2021</h2> Uma das principais iniciativas do escritório de processos contou tanto com um trabalho de redesign quanto de automação para reduzir o tempo de resposta da entidade para os pedidos de fraude em cartão de crédito, que duplicaram durante a pandemia com o boom de compras online. O Sicoob, portanto, transformou um imenso estoque de chamadas e um case de sucesso do escritório de processos.

Ao aliar as frentes de redesign e robotização, a instituição conseguiu reduzir o tempo de resposta de 130 dias para 50 dias e conquistou a premiação na categoria eficiência operacional entre outras 120 instituições financeiras. “A parceria com a INSI foi muito importante na transformação do processo de contestação, pois conseguimos ter profissionais qualificados e dedicados para essa iniciativa”, lembra Mafra.

<h2>Maior visibilidade para a área</h2> O processo de transformação gerou maior visibilidade para o escritório de processos entre as áreas, ampliando também a atuação para processos estratégicos para o negócio, como as áreas de cartões, crédito e consórcio, e na geração de valor tanto para as cooperativas quanto para os cooperados.

Dentro desse conjunto de elementos que passam também por estratégias e projetos, pela disponibilidade de dados (tempestivos e qualificados para a tomada de decisão), o escritório de processos tem a dimensão de conseguir nutrir o conjunto de esforços que vão permitir para que tenhamos a operação sustentada no dia a dia da melhor forma para entrega de valor para os cooperados.

Então é o escritório de processos que vai ajudar as lideranças, gestores, técnicos que fazem o dia a dia acontecer no Sicoob a terem informações instrumentos que vão permitir observar se o que está sendo executado está sendo feito da melhor maneira, entregando efetividade, eficácia e eficiência.

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